Στην εφαρμογή καταχωρείται κάθε Οργάνωση Παραγωγών και κάθε Ένωση Οργανώσεων Παραγωγών που έχει αναγνωριστεί ή θα αναγνωρίζεται σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του άρθρου 8 της 266355/2009 Κ.Υ.Α. Ειδικά λαμβάνεται πρόνοια για την πρώτη καταχώρηση των ήδη αναγνωρισμένων Οργανώσεων Παραγωγών, η οποία θα διενεργηθεί από τις κατά τόπους αρμόδιες Δ.Α.Ο.Κ. μέχρι την 31-8-2016 για τα βασικά στοιχεία κάθε Οργάνωσης Παραγωγών, όπως ορίζονται στο άρθρο 26α παράγραφος 2, και αφορούν στα έτη 2014 και 2015, και μέχρι την 15 -09-2016, τα στοιχεία των παραγωγών μελών των οργανώσεων
Τα στοιχεία που καταχωρούνται στην ηλεκτρονική εφαρμογή θα ενημερώνονται κάθε έτος, και ειδικά τα στοιχεία των παραγωγών μελών και των προϊόντων του παραρτήματος Ι μέρος ΙΧ του Κανονισμού ΕΕ 1308/2013 θα καταχωρούνται μέχρι την 30η Απριλίου κάθε έτους.
Με την λειτουργία της ηλεκτρονικής εφαρμογής θα υπάρξει ένα αξιόπιστο σύστημα ενημέρωσης για τις Οργανώσεις Παραγωγών και τα μέλη τους, το οποίο θα αποτρέψει τον κίνδυνο διπλοεγγραφών και θα συμβάλει στην καλύτερη λειτουργία των Οργανώσεων Παραγωγών και στην αποτελεσματική δράση τους.
Οι Οργανώσεις Παραγωγών οφείλουν να ενημερωθούν και να ενημερώσουν τα μέλη τους για την λειτουργία της ηλεκτρονικής εφαρμογής ώστε να υποβάλλονται εμπρόθεσμα κάθε έτος τα απαιτούμενα στοιχεία, γεγονός που θα συμβάλλει στην αποτελεσματική εκτέλεση των επιχειρησιακών τους προγραμμάτων.
